Работа с аксесс 2007 создание базы данных. Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Искусство сотворения базы данных в Microsoft Office Access 2007

Валентина Быкова.

скачать книжку бесплатно

Введение

Предметом исследования данного пособия является процесс сотворения базы данных в Microsoft Office Access 2007, интерфейс которой различается от прошлых версий Access. Настоящее учебное пособие написано для студентов Института арифметики Сибирского федерального института, обучающихся по фронтам и специальностям: «Математика», «Математика. Компьютерные науки», «Прикладная математика и информатика». Включенные в пособие материалы составляют практический раздел дисциплины «Основы баз данных», читаемой создателем на протяжении почти всех лет студентам-математикам.

Цель пособия: ознакомить студентов с идеями и способами сотворения баз данных с помощью современных систем управления базами данных (СУБД). В качестве примера взята самая популярная и доступная на нынешний день реляционная СУБД ? Microsoft Office Access 2007 (далее просто Access). Создатель не ставил перед собой задачку отдать исчерпающую информацию о СУБД Access. На этот счет имеется широкая справочная и учебная литература [1 ? 3, 6, 7, 9, 11, 15, 19, 21]. Настоящее пособие – учебное издание, адресованное в первую очередь студентам. Потому оно содержит не лишь теоретический материал, но и описание заданий, которые должны выполнить студенты на практических упражнениях. Предполагается, что студенты знакомы с основами проектирования баз данных, изложенными в работах [4, 5, 8, 10, 12 – 14, 16 – 18, 20].

Почему именуется так пособие? При этом тут искусство? Дело в то, что в Access одно и то же действие можно воплотить разными инструментами. Многофункциональная избыточность – это основная изюминка современных программных средств, в том числе и Access. Разумное внедрение данной избыточности в определенных ситуациях – искусство построения базы данных в определенной инструментальной среде. Практические советы по оптимальному применению инструментов Access и предостережения от вероятных ошибочных решений повсевременно даются в тексте данного пособия.

Пособие включает в себя 6 тем, обхватывающих полный цикл реализации проекта базы данных с помощью Access: от сотворения главных объектов и построения пользовательского интерфейса до администрирования базы данных. Исследование первых 3-х тем, касающихся таблиц, запросов и отчетов, дозволяет сформировать общее представление о проблематике баз данных и особенностях построения баз данных в Access. Крайние три темы, посвященные формам, макросам и настройке базы данных, ориентированы на отработку способностей построения пользовательского интерфейса, автоматизацию работы с отчетами и формами, обеспечение целостности и защиту данных. Любая из 6 тем содержит изложение нужного теоретического материала. Теоретический материал дается «без воды», не перегружен иллюстрациями, обеспечен подробными пошаговыми инструкциями по реализации тех либо других проектных решений. Всякая тема завершается практическими заданиями и контрольными вопросцами, которые нацелены на отработку практических способностей и закрепление пройденного материала.

В пособии для хоть какого задания предвидено 10 вариантов – 10 разных предметных областей. Все 6 заданий 1-го того же варианта взаимосвязаны. Их выполнение дозволяет для данной предметной области воплотить все этапы сотворения базы данных с помощью Access.

Используемые обозначения:

полужирным шрифтом выделены элементы интерфейса и инструменты Access (вкладки, команды, пункты меню, наименования кнопок и клавиш, заглавия диалоговых окон и инструментальных средств);

курсивом обозначены новейшие определения, а также имена полей и базисных таблиц;

• символ плюс меж наименованиями кнопок значит, что их следует жать сразу, к примеру, Ctrl + P;

• значок ? показывает на адресованные читателю принципиальные замечания, советы, предупреждения, ограничения, которые нужно учесть.

1. Создание таблиц

База данных ? это динамически обновляемая информационная модель некой предметной области. Работа с базой данных делится на три этапа: проектирование, создание, эксплуатация. Современные базы данных создаются и эксплуатируются при помощи СУБД. СУБД Access дозволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде множества связанных меж собой таблиц. Всякая база данных формируется на базе проекта, который описывает ее структуру и информационные потребности юзеров. Цель данной темы: отдать ответы на основополагающие вопросцы, из чего же состоит база данных в Access и как ее создать.

1.1. Мало теории
Основные объекты базы данных

База данных Access – это файл с расширением ACCDB (ACCDB-файл), в котором хранятся такие объекты как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.

Таблицы (базовые таблицы) – объекты базы данных, предназначенные для хранения инфы о предметной области. Как правило, база данных состоит из пары связанных меж собой таблиц. Каждую строчку таблицы именуют в Access записью, а столбец – полем.

Читайте также  Фотоаппарат не видит флешку что делать. Что делать, если карта памяти не определяется фотоаппаратом

Запросы предназначены для извлечения инфы, лежащей в одной либо пары таблиц. С помощью запросов можно, задав ряд критерий, отфильтровать и показать лишь нужные записи. В базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а только предписания описывающие, какую информацию нужно извлечь из таблиц базы данных.

Отчеты служат для представления и печати инфы, лежащей в таблицах и формируемой запросами базы данных. С помощью отчетов можно просматривать и печатать нужные сведения в виде документов установленного эталона. Отчеты можно запускать в хоть какое время, и они постоянно будут отражать текущее состояние базы данных.

Формы называют окнами базы данных, которые употребляются для просмотра, ввода и редактирования данных, организации пользовательского интерфейса. Они могут содержать клавиши для выполнения разных команд.

Модули и макросы расширяют многофункциональные способности Access и разрешают заавтоматизировать некие специальные процессы обработки инфы, диктуемые предметной областью.

Макросы – это программы, составленные из макрокоманд. Набор макрокоманд Access представляет собой упрощенный язык программирования и содержит несколько 10-ов команд. Любая макрокоманда задает определенное действие над любым объектом базы данных. Макросы почаще всего запускаются при пришествии определенных событий. К примеру, когда открываемый отчет пустой.

Модули (модули VBA), как и макросы, являются програмками. Они пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это язык программирования наиболее низкого уровня, чем язык макрокоманд.

Запуск системы и имеющейся базы данных

Чтобы запустить Access, необходимо выполнить последующие действия.

1. Щелкнуть по кнопочке Пуск на панели задач Windows.

2. Указать Все программы.

3. Выбрать Microsoft Office, а потом Microsoft Access.

Откроется страничка Приступая к работе с Microsoft Office Access. В ней показано, с чего же можно начать работу в Access. К примеру, можно открыть одну из не так давно использованных баз данных, сделать новейшую базу данных с помощью шаблона либо сделать новейшую пустую базу данных.

Если пуск Access осуществлен, открыть существующую базу данных можно с помощью клавиши Microsoft Office, расположенной в верхнем левом углу странички Приступая к работе с Microsoft Office Access. Это можно сделать так.

1. Щелкнуть клавишу Microsoft Office. Раскроется окно, в котором выбрать пункт Открыть.

2. В диалоговом окне Открытии документа найти ACCDB-файл базы данных и надавить клавишу Открыть.

Можно запустить Access и открыть существующую базу данных сразу, два раза щелкнув на значке ACCDB-файла данной нам базы данных. Открытие имеющейся либо новейшей пустой базы данных сопровождается отображением на экране главенствующего окна Access, в котором размещаются главные элементы интерфейса.

Элементы интерфейса

В главном окне Access размещаются последующие инструменты:

• клавиша Microsoft Office в левом верхнем углу окна. Включает пункты Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Управление, Электронная почта, Опубликовать, Закрыть базу данных. Не считая того, тут находится клавиша Параметры Access для опции характеристик пуска базы данных и вида главенствующего окна Access;

панель скорого доступа (верхняя строчка окна слева). Содержит более нередко используемые операции. Данную панель можно настроить, щелкнув стрелку в правой ее части;

• клавиши Свернуть, Свернуть в окно, Закрыть (верхняя строчка окна справа). Разрешают остановить работу с базой данных (путем сворачивания главенствующего окна Access) либо завершить работу с ней (путем закрытия главенствующего окна Access);

лента Office Fluent (верхняя часть главенствующего окна). Служит главным командным интерфейсом Access. Имеет вкладки команд: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Любая вкладка разбита на группы связанных команд. Скрыть и вернуть ленту можно двойным щелчком по активной вкладке команд;

панель сообщений системы сохранности (сразу под лентой);

область переходов (левая часть окна). Тут показываются имена объектов базы данных. Всякий объект, находящийся в области переходов, может быть открыт двойным щелчком либо через команду Открыть контекстного меню. Область переходов можно скрыть и позже вновь показать с помощью клавиши F11 или клавиши Открыть/закрыть границу области переходов;

область данных (центральная часть окна). Служит местом для работы с объектами базы данных. Тут объекты создаются, меняются и показываются. Допускается сразу работать с несколькими открытыми объектами. Для перехода от 1-го открытого объекта к другому служат вкладки документов. Вкладки документов можно скрыть, используя клавишу Параметры Access;

строка состояния. Предназначена для вывода сообщений о состоянии хода работы с базой данных. Строчку состояний можно скрыть через клавишу Параметры Access.

Существует также мини-панель инструментов. Она возникает при выделении текста для форматирования. Ее можно применять для конфигурации шрифта, цвета, размера и остальных простых операций форматирования. При удалении курсора от выделенного текста мини-панель равномерно исчезает. При работе с базой данных постоянно можно получить справку, нажав кнопку F1 или щелкнув символ вопросца с правой стороны ленты. Для различных типов объектов базы данных Access предоставляет контекстные меню с набором главных команд. Контекстное меню вызывается щелчком правой клавиши мыши по объекту (в области переходов либо в области данных).

Читайте также  Антивирус скачать для windows phone 10. Антивирус для Windows Phone
Создание пустой базы данных

Чтобы сделать новейшую базу данных, нужно выполнить действия.

1. На страничке Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выбрать команду Новая база данных. Раскроется раздел Новая база данных.

2. В разделе Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла создаваемой базы данных без указания расширения. Расширение ACCDB будет добавлено автоматом. Чтоб сохранить ACCDB-файл в иной папке, хорошей от используемой по умолчанию, надавить клавишу Открыть (рядом с полем Имя файла), перейти к подходящей папке и надавить клавишу Ok.

3. Щелкнуть клавишу Создать.

СУБД Access выстроит базу данных с пустой таблицей, которой будет присвоено имя Таблица1 и откроет эту таблицу. Ежели на этом шаге данные вводить не необходимо, то надавить клавишу Закрыть, расположенную в верхней правой части тела таблицы. Область переходов будет пустой. Для предстоящей работы по созданию базы данных целенаправлено настроить область переходов последующим образом. Щелкнуть левой клавишей мыши в верхней строке области переходов. Раскроется перечень характеристик опции. Выбрать Все объекты и Тип объекта Теперь в области переходов будут отображаться имена всех создаваемых объектов, при этом все они будут сгруппированы по типам (вначале все таблицы, позже все запросы и т.д.).

? Примечание. Пустая база данных становиться хранилищем инфы лишь тогда, когда для нее сделаны таблицы и определена схема данных. Это база для предстоящего пополнения базы иными объектами.

Что включает в себя создание таблицы?

Таблицы составляют ядро базы данных. Неважно какая база данных должна содержать как минимум одну таблицу, по другому работа с базой не имеет смысла. Создание таблицы подразумевает определение имени, структуры и параметров таблицы.

Имя таблицы обязано быть семантически осмысленным, лаконичным и неповторимым в рамках создаваемой базы данных. Оно может содержать до 64 символов (букв либо цифр), включая пробелы.

Структура таблицы определяется

• перечнем полей. Поля задают столбцы таблицы;

• качествами полей. Характеристики устанавливают множества допустимых значений, которые могут появляться в тех либо других столбцах таблицы;

• первичным ключом – наименьшим набором полей, значения которых разрешают однозначно идентифицировать записи таблицы;

• индексами. Индексы ускорят доступ к данным, содержащимся в таблице.

Таблица как объект базы данных, представляющий собой множество полей и множество записей, владеет своими качествами. Эти характеристики отражают индивидуальности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. При разработке таблицы ряд ее параметров устанавливается по умолчанию.

Средства сотворения таблицы

Существуют два главных средства конструирования таблиц в Access: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Им отвечают два соответственных режима работы с таблицей: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Через контекстное меню возможна смена режимов.

Режим таблицы имеет ряд преимуществ перед Конструктором таблиц. Во-1-х, он проще в применении. Во-2-х, таблицу в процессе конструирования можно сходу обозревать и заполнять. В Конструкторе таблиц таблица лишь конструируется, а для просмотра результатов конструирования нужен переход в Режим таблицы. Но Конструктор таблиц предоставляет разрабу баз данных больше инструментальных способностей, чем Режим таблицы.

Для сотворения новейшей таблицы в имеющейся базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицы нужно выполнить последующие действия.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. В предстоящем это имя может быть изменено при сохранении либо закрытии таблицы. Таблица раскроется в Режиме таблицы и на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.

Вкладка Режим таблицы имеет четыре группы команд (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Для формирования новейшей таблицы при помощи Конструктора таблиц необходимо исполнить такие шаги.

1. Открыть базу данных.

2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.

3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. Таблица раскроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных – бланк конструктора.

Вкладка Конструктор обладает 3-мя группами команд (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Бланк конструктора содержит три столбца:

Имя поля. Обязано быть неповторимым в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;

Тип данных. Описывает значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;

Описание. Необязательный параметр для записи комментария.

Бланк разбит на строчки. Любая строчка бланка предназначена для описания 1-го поля таблицы. В нижней части бланка размещается область Свойства поля. В данной для нас области определяются и показываются характеристики выделенного поля.

Выбор имени поля

Для каждого поля таблицы обязано быть задано имя. В Access нет никаких особенных ограничений на имя поля. Это может быть хоть какой набор из 64 знаков. Но с самого начала необходимо кропотливо обмыслить имена полей таблицы, т.к. они в предстоящем будут употребляться при разработке запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:

• имя обязано быть лаконичным, так как при вводе длинноватых имен больше возможность появления ошибки;

• первую буковку слова, включенного в имя поля, лучше делать большей. К примеру, ГруппаТоваров;

• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется употреблять скобки, а это наращивает длину записи выражения. Заместо пробела можно использовать знак «_»;

• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с наименованиями, которые просто перепутать;

• ежели одни и те же данные употребляются в различных таблицах, то и поля должны называться одинаково.

Свойства полей и типы данных

У всякого поля таблицы есть характеристики. Данные характеристики определяют множество допустимых значений поля и индивидуальности работы с этими значениями. Более принципиальное из этих параметров – тип данных. В Access предусмотрены последующие типы данных:

Текстовый. Случайный набор букв, цифр и символов пунктуации. Размер поля – память, нужная для хранения 1-го значения: до 255 байт;

Поле MEMO. Длинноватые текстовые фрагменты. Таковой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;

Числовой. Числовые (целые либо дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 либо 12 байтов;

Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;

Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;

Счетчик. Целые числа, автоматом формируемые и неповторимые для каждой записи таблицы. Поле с таковым типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;

Логический. Одно из 2-ух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;

Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фото, точечным рисунком, электронная таблица либо текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;

Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;

Вложения. Один либо несколько файлов случайного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;

Мастер подстановок. Употребляется для пуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося перечня показываются значения из иной таблицы (запроса) либо из неизменного перечня значений. В крайнем случае перечень хранится в текстовом виде.

После того как поле сотворено (указаны его имя и тип данных), требуется задать остальные характеристики поля. В табл.1.3 перечислены главные характеристики полей и типы данных, которым присущи эти свойства.

Читайте также  Запись звонков на айфон 6 программа. Запись разговора на iPhone: 6 лучших программ

Таблица 1.3

Свойства таблицы

Свойства таблицы отражают индивидуальности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Более принципиальные характеристики таблицы приведены в табл. 1.4.

Таблица 1.4

Добавление поля в режиме таблицы

Для прибавления поля в существующую либо новейшую таблицу нужно выполнить последующие шаги.

1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.

3. Выделить столбец Добавить поле (он постоянно самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда нужно ввести имя поля.

4. В группе команд Форматирование и тип данных указать главные характеристики поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).

Если употребляется база данных, состоящая из пары таблиц, можно поле добавить из иной таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа раскроется область Список полей, в которой можно выбрать необходимое поле и перетащить в таблицу. В этом случае характеристики добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.

Добавление поля в режиме конструктора

Для прибавления поля в существующую либо новейшую таблицу нужно выполнить последующие шаги.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Перейти на вкладку Конструктор.

3. Заполнить строчку бланка конструктора.

4. Заполнить область Свойства поля. Ежели поле ключевое, то этот факт следует учитывать в свойствах поля.

Напомним, что любая строчка бланка предназначена для описания 1-го поля таблицы.

Добавление столбца подстановок

Столбец подстановок – это поле, значения которого выбираются из перечня. Этот перечень может быть формирован вручную, взят из иной таблицы либо запроса. Столбец подстановок можно сделать разными методами. Более обычной из их – с помощью Мастера подстановок.

В Режиме таблицы вызвать Мастер подстановок можно последующим образом.

1. Открыть таблицу, в которой необходимо сделать столбец подстановок.

Оставьте комментарий