Microsoft outlook руководство пользователя. Руководство пользователя по использованию Microsoft Outlook 2010

10 функций Microsoft Outlook, которые упрощают работу с почтой

Outlook — это мощный инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных способностей этого монстра, которые могут для вас пригодиться.

1. Подготовительный просмотр писем

В перечне сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адресок отправителя, тему и первую строчку основного текста. Крайний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите клавишу «Просмотр сообщения» и выберите необходимое количество строк. Сможете при желании и совсем отключить просмотр, чтоб сэкономить место. Outlook также спросит, желаете вы применить настройку лишь к данной нам папке либо ко всем почтовым ящикам.

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтоб соответственная папка раскрывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на клавишу «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите подходящую учётную запись и выберите «Входящие» либо другую нужную папку. Сейчас она будет раскрываться, когда вы начинаете работу с Outlook.

3. Папки поиска

Если вы нередко ищете письма, вбивая в строчку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить для себя задачку. Outlook поддерживает папки поиска, либо смарт-папки. Настройте их, и можете запамятовать о ручной сортировке корреспонденции.

Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, либо сделать свою без помощи других. К примеру, папка поиска «Непрочитанные письма» будет демонстрировать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках показываются лишь ссылки на них.

Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части перечня. Нажмите «Выбрать». Потом введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким аспектам необходимо отбирать в неё сообщения.

4. Чистка папок

Эта функция удаляет лишниие сообщения в избранной папке. Под сверхизбыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтоб проверить работу функции в действии, щёлкните правой клавишей мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы сможете указать, какие сообщения считать сверхизбыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Тут можно настроить чистку так, чтоб она не затрагивала принципиальные либо отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненадобные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

Читайте также  Как очистить память озу на компьютере. Как почистить оперативную память компьютера?

5. Отложенная доставка

Эта функция дозволяет написать письмо на данный момент, а выслать его позднее. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего роли. Таковой возможностью гордится Gmail со своим новеньким интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как традиционно. Потом нажмите клавишу «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флаг «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и остальные характеристики. К примеру, пометить сообщение как принципиальное либо переслать его копию по другому адресу.

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут высланы. Потом письма переместятся в папку «Отправлено».

Если для вас необходимо отменить задержку доставки либо поменять дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и найдете там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Либо снимите флаг, чтоб отключить задержку доставки.

6. Скорые действия

В опытных руках это неописуемо мощнейший инструмент, который поможет совладать с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» дозволяет заавтоматизировать всякую последовательность действий и делать их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите клавишу «Быстрые действия». Тут представлено несколько шаблонов, но вы сможете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Потом, нажимая на клавишу «Действия», выберите те операции, которые желаете выполнить, шаг за шагом. Скорое действие можно будет сохранить на панели инструментов либо назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно сделать скорое действие, чтоб переместить избранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Либо массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

7. Окна Outlook

Вы сможете открыть сразу несколько окон Outlook. Это дозволит просматривать электронную почту, календарь и задачки на большом мониторе, не используя клавиши навигации для переключения меж почтой и календарём.

Сделать это чрезвычайно просто. Щёлкните правой клавишей мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Раскроется 2-ое окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая клавишу закрытия окна в верхнем правом углу. При последующем запуске Outlook раскроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция дозволяет автоматом совершать определённые деяния с новейшей почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Тут вы можете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а потом установите свои опции в появившемся окне. Можно указать приложению, чтоб оно подавало определённый звуковой сигнал, показывало оповещение и переносило в подходящую папку письма, надлежащие тем либо другим критериям.

Читайте также  Нетбук не включается индикаторы горят. Горит индикатор питания, ноутбук не включается: причины и устранение проблемы

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook употребляется ваш email, но имя аккаунта можно и поменять. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он остается прежним, потому можно именовать свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы поменять имя аккаунта, кликните правой клавишей мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Либо перейдите в «Файл» → «Сведения». Потом откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы желаете поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, потом нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штуки, которые посодействуют применять Outlook эффективнее, подходят тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтоб открыть командную строчку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с определенной папкой электронной почты заместо той, что у вас назначена основной. Ежели заместо имя_папки ввести outlook:calendar, раскроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, ежели программа была закрыта в итоге системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощнейший поисковый инструмент Outlook.

Учимся воспользоваться Outlook

Для почти всех юзеров Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Но сиим его способности не ограничиваются. И сейчас мы побеседуем о том, как воспользоваться аутлуком и какие еще есть способности в этом приложении от компании Майкрософт.

Конечно, до этого всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.

Для настоящей работы программы нужно сделать учетную запись для почты, опосля что, можно приступать к работе с корреспонденцией.

Как настроить Outlook читайте здесь: Настройка почтового клиента MS Outlook

Главное окно программы разбито на несколько областей – ленточное меню, область перечня учетных записей, перечень писем и область самого письма.

Таким образом, чтоб просмотреть сообщение довольно его выделить в списке.

Если же кликнуть по заголовку письма два раза левой клавишей мышки, то раскроется окно с сообщением.

Отсюда доступны разные деяния, которые связанны с самим сообщением.

Из окна письма можно как удалить его, так и поместить в архив. Также, отсюда можно написать ответ либо просто переслать сообщение другому адресату.

С помощью меню «Файл» можно при необходимости сохранить сообщение в отдельный файл либо выслать его на печать.

Все деяния, которые доступны из окна сообщения, можно делать и из главенствующего окна Outlook. Наиболее того, их можно использовать к группе писем. Для этого довольно выделить нужные письма и кликнуть по кнопочке с необходимым действием (например, удалить либо переслать).

Еще один удачный инструмент для работы со перечнем писем – это стремительный поиск.

Читайте также  Запуск командной строки от администратора. Как запустить командную строку от администратора

Если у вас собралось чрезвычайно много сообщений и необходимо быстро отыскать необходимое, то на помощь придет стремительный поиск, который размещен как раз над списком.

Если в поисковую строчку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook здесь же покажет все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.

А ежели в поисковой строке ввести «кому:» либо «откого:» и дальше указать адресок, то Outlook покажет все письма, которые были высланы либо получены (в зависимости от главного слова).

Для того, чтоб сделать новое сообщение, нужно на вкладке «Главная» кликнуть по кнопочке «Создать сообщение». При этом, раскроется окно новейшего сообщения, где можно не лишь ввести подходящий текст, но и отформатировать его по собственному усмотрению.

Все инструменты для форматирования текста можно отыскать на вкладке «Сообщение», а для вставки разных объектов, таковых как картинки, таблицы либо фигуры, можно пользоваться набором инструментов вкладки «Вставка».

Для того, чтоб выслать файл вкупе с сообщением можно пользоваться командой «Вложить файл», которая находится на вкладке «Вставка».

Для указания адресов получателя (или получателей) можно пользоваться интегрированной адресной книжкой, в которую можно войти, нажав на клавишу «Кому». Ежели же адресок отсутствует, то его можно ввести вручную в соответственном поле.

Как лишь сообщение будет готово, его нужно выслать, нажав на клавишу «Отправить».

Помимо работы с почтой, Outlook также можно применять и для планирования собственных дел и встреч. Для этого тут имеется интегрированный календарь.

Для перехода к календарю, нужно пользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель размещается в нижней левой части главенствующего окна программы).

Из главных частей, тут можно создавать разные действия и встречи.

Для этого можно или кликнуть правой клавишей мыши по нужной ячейке в календаре либо же, выделив подходящую ячейку, выбрать подходящий элемент на панели «Главная».

Если вы создаете событие либо встречу, то тут есть возможность указать дату и время начала, а также дату и время окончания, тему собрания либо действия и место проведения. Также, тут можно написать какое-либо сопроводительное сообщение, к примеру, приглашение.

Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого довольно кликнуть по кнопочке «Пригласить участников» и выбрать нужных, кликнув по кнопочке «Кому».

Таким образом, вы сможете не лишь планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать остальных участников при необходимости.

Итак, мы с вами разглядели главные приемы работы с приложением MS Outlook. Естественно же, это не все способности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Но, даже с сиим минимум вы можете полностью уютно работать с програмкой.

Мы рады, что смогли посодействовать Для вас в решении проблемы.

Добавьте веб-сайт Lumpics.ru в закладки и мы еще пригодимся для вас.

Опишите, что у вас не вышло. Наши спецы постараются ответить очень быстро.

Помогла ли для вас эта статья?

ДАНЕТ

Поделиться статьей в соц сетях:

Оставьте комментарий