Microsoft outlook руководство пользователя. Правила пользования программой Microsoft Outlook

Как воспользоваться Outlook: аннотации и рекомендации

Outlook – это программа для работы с вашей почтой, представляет большущее количество функций для работы с ней. Также в ней можно работать со всеми имеющимися ящиками.

Так как данная программа является одной из обычных на компе с системой Windows, почти все запускают ее и употребляют только как програмку для отправки и чтения писем.

Важно! Ежели в вашей системе не было данной программы, нужно установить Microsoft Office. Но на деле Outlook на Windows представляет собой нечто большее. Это хороший инструмент для работы с почтовыми ящиками.

Создание учетной записи

Как воспользоваться Outlook? Поначалу сделайте учетную запись. Аннотация по созданию:

  1. Открыть програмку Outlook и перейти на вкладку “Сервис”.
  2. Выбрать “Учетные записи”.
  3. В открывшемся окошке выбрать “Создать учетную запись”.
  4. Далее покажется форма для наполнения данных о учетной записи (имя, фамилия, дата рождения, электронный адресок и иная нужная для ведения учетной записи информация).
  5. После наполнения формы надавить “Далее”, где будет предложено ввести никнейм и пароль. Надавить “Далее”.
  6. После завершения ввода всех нужных данных, необходимо надавить на “Дополнительные параметры”.
  7. Выбрать “Сервис исходящей почты”.
  8. Здесь нужно поставить галочки на уровне 2-ух записей: “SMTP-серверу требуется проверка подлинности” и “Аналогично серверу для входящей почты”.
  9. Перейти на вкладку “Дополнительно” того же окошка.
  10. Здесь нужно ввести номера портов, которые для вас предоставляли ваши провайдеры.
  11. Поставить галочку на “Оставлять копии сообщений на сервере” и надавить и ОК.

Учетная запись в Outlook готова, сейчас сможете с нее писать своим друзьям и коллегам. Вы сможете употреблять несколько учетных записей сразу. Просто выйдите из текущей и зайдите в новейшую. Готово. Сейчас вас лицезреют ваши друзья и могут для вас писать и приглашать вас на свои запланированные встречи.

Учетную запись можно так же удалить из Outlook.

Удаление

Инструкция по удалению учетной записи:

  1. Открыть програмку Outlook.
  2. Пройти в раздел “Сервис” и выбрать “Настройки” (будут показаны все присоединенные к данному Outlook почты).
  3. Нажать на учетную запись, которую нужно удалить.
  4. В верхнем правом углу над рабочей областью перечня учетных записей находится клавиша удалить в виде красноватого крестика. Надавить ее.
  5. Готово. Учетная запись удалена.

Удалить учетную запись можно, просто выбрав подходящую и нажав на клавишу Delete.

Настройка программы

Как воспользоваться Outlook? Как и неважно какая иная программа, 1-ый пуск начинается с персональной настройки.

Инструкция по настройке Outlook:

  1. Необходимо настроить учетные записи почтовых ящиков в Outlook (перейти на вкладку “Файл”, в раздел “Настройки учетных записей”).
  2. При необходимости заавтоматизировать поток входящих/исходящих сообщений (перейти на вкладку “Файл”, в раздел “Управление правилами и оповещениями”).
  3. Настроить личную подпись для каждого отправленного письма (оформить автоматическую подпись каждого отправленного вами письма).

Все опции можно выполнить в разделе “Параметры”.

Как пользоваться?

Многим любопытно, как воспользоваться Outlook? Окно программы разбито на несколько частей: рабочая область, многофункциональная лента, перечень сообщений (входящие/исходящие).

Чтобы поглядеть исходящее либо (входящее) в Outlook сообщение нужно просто надавить на него.

Что можно сделать с сообщениями в Outlook:

  • удалить;
  • отправить в архив;
  • ответить на него либо продолжить диалог с собеседником;
  • переслать другому собеседнику;
  • сохранить в отдельный документ (можно сохранить всю переписку);
  • распечатать (можно распечатать всю переписку);
  • выделять сообщения из различных переписок.

Функции почтового клиента Outlook:

  • поиск подходящего сообщения из истории диалогов;
  • автоматическое дополнение предполагаемого ввода заголовка сообщений;
  • отправка и прием сообщений.
Читайте также  Как скачать видео с rutube без программ. Как скачать видео с Рутуба на компьютер

Отправка сообщения

Как воспользоваться Outlook и как отправлять сообщения? Для того чтоб сделать и выслать сообщение нужно сделать последующие шаги:

  1. Открыть програмку Outlook.
  2. Перейти в раздел “Файл”.
  3. Выбрать “Создать сообщение” либо “Создать беседу”, ежели нужно выслать сообщение больше чем одному человеку.
  4. Ввести либо выбрать адресата.
  5. Напечатать нужное сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стилистику текста) сообщение, а так же добавлять в него разные мультимедийные файлы (в окне ввода сообщения выбрать “Вставить”).
  6. После того как сообщение было написано и отредактировано, надавить на “Отправить”.

Планировщик

Данную програмку можно употреблять как планировщик. В ней находится особый календарь в котором можно отмечать свои встречи либо дела на тот либо другой день. Как лишь наступит этот день, Outlook выдаст соответственное сообщение (уведомление), что на этот день у вас что-то назначено.

Как открыть календарь и занести туда встречу в Outlook? Календарь для занесения встречи либо дела находится на главной вкладке программы, в левом верхнем углу. Нужно надавить на “Создать встречу”, клавиша которой смотрится как изображение пустого календаря. Опосля этого нужно ввести заглавие дела либо встречи и ее время дня либо ночи.

Теперь необходимо выбрать дату, пролистывая календарь и нажимая на подходящий день. Программа Outlook предугадывает возможность приглашать участников встречи при ее создании.

Для этого нужно выбрать вкладку выслать приглашение предполагаемым участникам (друзьям, коллегам либо сотрудникам компании) о том, что в этот день пройдет встреча. Отметить у себя в календаре и разослать данную запись всем указанным людям.

В итоге Outlook становится не просто почтовым ящиком, но и комфортным средством для планирования дел, встреч и уведомления о их подходящих для вас людей.

Что такое автоответ?

В почтовом сервисе Outlook можно настроить функцию автоответа. Это очень нужная функция для тех людей, кто не так уж нередко пользуется данной програмкой. Чтоб включить автоответ в Outlook, нужно активировать функцию “Заместитель”.

Как активировать функцию “Заместитель”

Порядок действий активации “Заместителя” различается в зависимости от версии почтового сервиса.

Для версий Outlook 2010-2016:

  1. Открыть автоматический режим подготовки макета (открывается при разработке сообщения в основном разделе).
  2. Напечатать текст сообщения-автоответчика.
  3. Выбрать во вкладке “Файл” функцию “Сохранить как”.
  4. Ввести хоть какое наименования сохраняемого файла и указать расширение типа .oft.
  5. Сохранить данный документ на компьютере.
  6. Вернуться в раздел “Файл” и выбрать “Управление оповещениями и правилами”.
  7. В появившемся окне выбрать “Новое правило”.
  8. В открывшемся разделе “Начать с пустого правила” выбрать “Применения правила к приобретенным мной сообщениям”. Надавить “Далее”.
  9. Появится “Первый шаг”. Нужно выбрать “Ответить, используя избранный шаблон”.
  10. На втором шаге выбрать “Указанный шаблон”.
  11. Нажать на клавишу “Обзор” и отыскать в файловой система компа сделанный до этого шаблон с форматом .oft.
  12. На завершающей стадии выбрать заглавие для шаблона и поставить отметку “Включить правило”. Надавить “Готово”.

Данная аннотация по созданию автоответа пригодна лишь для версий Outlook с наличием аккаунта Exchange.

Автоответ в програмке Outlook (2010-2016)

Инструкция по созданию автоответа в Outlook (2010-2016) без аккаунта Exchange:

  1. Открыть програмку Outlook (2010-2016).
  2. Перейти на вкладку “Файл”.
  3. Открыть раздел “Сведения”.
  4. Найти клавишу “Автоответы” и надавить на нее.
  5. Поставить галочку на параметре автоответчика “Отправлять автоматический ответ, когда нет в сети”.
  6. При желании выбрать время работы автоответчика.
  7. Выбрать круг общения, на который будет распространяться автоответ (внутри организации, друзья и т.п.). Можно выбрать несколько кругов общения одновременно.

После всего проделанного у вас будет установлен автоответчик на вашем почтовом ящике программы Outlook. Остается лишь написать текст для автоответчика.

Ошибки в Outlook

Данная программа может время от времени выводить различного рода ошибки. У каждой из их есть собственный системный номер.

Примеры ошибок и их расшифровка:

  1. Ошибка 0x800CCC00 LOAD SICILY FAILED. Данная ошибка обозначает, что вы не сможете авторизоваться. Неувязка решается перезапуском программы либо полной ее переустановкой.
  2. Ошибка 0x800CCC01 INALID CERTIFICATE CONTENT. Значит отсутствие сертификата авторизации учетной записи. Для исправления нужно получить данный сертификат.
  3. Ошибка 0x800CCC0B SERER OR MAILDROP IS BUSY. Этот номер ошибки говорит о том, что вы очень нередко обращались к серверу. Нужно подождать порядка 5 минут для последующего обращения к серверу.
  4. Ошибка 0x800CCC0C NOT INIT. Применяемый сервер не был найден. Проверить наличие сервера либо его исправность.
  5. Ошибка 0x800CCC0F CONNECTION DROPPED. Данная ошибка говорит о дилеммах с соединением веба. Нужно проверить соединение.
  6. Ошибка 0x800CCC10 INALID ADDRESS. Этот код ошибки выводится програмкой при неверном указании электронной почты. Нужно проверить корректность введенных данных.
Читайте также  Как сделать из кассетной магнитолы usb. Добавляем USB в магнитолу

10 функций Microsoft Outlook, которые упрощают работу с почтой

Outlook — это мощный инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных способностей этого монстра, которые могут для вас пригодиться.

1. Подготовительный просмотр писем

В перечне сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адресок отправителя, тему и первую строчку основного текста. Крайний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите клавишу «Просмотр сообщения» и выберите необходимое количество строк. Сможете при желании и совсем отключить просмотр, чтоб сэкономить место. Outlook также спросит, желаете вы применить настройку лишь к данной папке либо ко всем почтовым ящикам.

2. Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтоб соответственная папка раскрывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».

В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на клавишу «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите подходящую учётную запись и выберите «Входящие» либо другую нужную папку. Сейчас она будет раскрываться, когда вы начинаете работу с Outlook.

3. Папки поиска

Если вы нередко ищете письма, вбивая в строчку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить для себя задачку. Outlook поддерживает папки поиска, либо смарт-папки. Настройте их, и можете запамятовать о ручной сортировке корреспонденции.

Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, либо сделать свою без помощи других. К примеру, папка поиска «Непрочитанные письма» будет демонстрировать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках показываются лишь ссылки на них.

Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части перечня. Нажмите «Выбрать». Потом введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким аспектам необходимо отбирать в неё сообщения.

4. Чистка папок

Эта функция удаляет лишниие сообщения в избранной папке. Под сверхизбыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтоб проверить работу функции в действии, щёлкните правой клавишей мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».

Вы сможете указать, какие сообщения считать сверхизбыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Тут можно настроить чистку так, чтоб она не затрагивала принципиальные либо отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненадобные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.

5. Отложенная доставка

Эта функция дозволяет написать письмо на данный момент, а выслать его позднее. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего роли. Таковой возможностью гордится Gmail со своим новеньким интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как традиционно. Потом нажмите клавишу «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флаг «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и остальные характеристики. К примеру, пометить сообщение как принципиальное либо переслать его копию по другому адресу.

Читайте также  Не работают приложения на windows phone 10. Приложение «Ваш телефон» не работает или не открывается в Windows 10

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут высланы. Потом письма переместятся в папку «Отправлено».

Если для вас необходимо отменить задержку доставки либо поменять дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и найдете там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Либо снимите флаг, чтоб отключить задержку доставки.

6. Скорые действия

В опытных руках это неописуемо мощнейший инструмент, который поможет совладать с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» дозволяет заавтоматизировать всякую последовательность действий и делать их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите клавишу «Быстрые действия». Тут представлено несколько шаблонов, но вы сможете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Потом, нажимая на клавишу «Действия», выберите те операции, которые желаете выполнить, шаг за шагом. Скорое действие можно будет сохранить на панели инструментов либо назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно сделать скорое действие, чтоб переместить избранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Либо массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

7. Окна Outlook

Вы сможете открыть сразу несколько окон Outlook. Это дозволит просматривать электронную почту, календарь и задачки на большом мониторе, не используя клавиши навигации для переключения меж почтой и календарём.

Сделать это чрезвычайно просто. Щёлкните правой клавишей мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Раскроется 2-ое окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая клавишу закрытия окна в верхнем правом углу. При последующем запуске Outlook раскроется с тем же количеством окон.

8. Правила

Эта функция дозволяет автоматом совершать определённые деяния с новейшей почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Тут вы можете создавать, изменять и вручную запускать их.

Щёлкните «Создать правило», а потом установите свои опции в появившемся окне. Можно указать приложению, чтоб оно подавало определённый звуковой сигнал, показывало оповещение и переносило в подходящую папку письма, надлежащие тем либо другим критериям.

9. Имена учётных записей

По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook употребляется ваш email, но имя аккаунта можно и поменять. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он остается прежним, потому можно именовать свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.

Чтобы поменять имя аккаунта, кликните правой клавишей мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Либо перейдите в «Файл» → «Сведения». Потом откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы желаете поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, потом нажмите «Далее» и «Готово».

10. Командная строка

Гиковские штуки, которые посодействуют применять Outlook эффективнее, подходят тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтоб открыть командную строчку, и вводите команды:

  • outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
  • outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с определенной папкой электронной почты заместо той, что у вас назначена основной. Ежели заместо имя_папки ввести outlook:calendar, раскроется календарь.
  • outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, ежели программа была закрыта в итоге системной ошибки.
  • outlook.exe /finder — открыть мощнейший поисковый инструмент Outlook.

Оставьте комментарий