Как информацию из ворда перенести в эксель. Как преобразовать Word в Excel

Как таблицу из Word перенести в Excel – инструкция

Поскольку Microsoft Office Excel владеет массивным математическим аппаратом и огромным набором различных функций для работы с числами его комфортно применять для расчетов и проверки вычислений. Время от времени таблицы с данными изготовлены в текстовом редакторе Word, а в данной нам програмке очень неловко работать с цифрами. Потому возникает необходимость переноса инфы из одной программы в другую, и сейчас разберемся, как таблицу из ворда перенести в эксель без утраты данных.

Возможные варианты

Первый метод – внедрение функции Копировать – Вставить. Для этого в ворде выделяете таблицу при помощи значка в верхнем левом углу, нажимаете клавиши Ctrl+C и перебегайте на рабочий лист excel.

Там выбираете ячейку, которая будет началом таблицы и нажимаете сочетание кнопок Ctrl+V.

Рекомендация! Лучше курсор ставить в ячейку А1, тогда программа автоматом рассчитает необходимое количество места под вставляемую таблицу.

В итоге табличная область копируется сходу со всеми границами и опциями форматирования. Этот метод дозволяет перенести без конфигураций первоначальную информацию.

Недостатком такового способа является то, что ширина ячейки может не соответствовать размерам начального столбца, потому часть данных может отображаться неправильно.

Если пользоваться особым значком внизу вставленного участка, то можно выбрать иной метод вставки с применением конечного формата.  Тогда информация будет в обычном для excel виде.

Проблема ширины столбца либо высоты строчки решается конфигурацией их границ при помощи специального руля, который возникает при наведении курсора к границе.

Иногда возникает вопросец с правильным переносом заголовков. Ежели в верхней строке таблицы ворда есть переносы при помощи клавиши Enter, то в excel это будет новенькая строка, и отображение инфы будет некорректным.

Чтобы отследить подобные моменты, воспользуйтесь инвентарем отображения непечатных символов.

Второй метод – преобразование в текст.

Для этого употребляются инструменты ворд и индивидуальности сохранения документов.

  1. Выделяете таблицу и во вкладке Макет на Панели управления ищете клавишу Преобразовать в текст и в качестве разделителя выбираете знаки табуляции.

  1. Таблица воспринимает новейший вид.

  1. Сохраняете документ с иным форматом. Для этого в строке типа файла выбираете Обыденный текст.

  1. Программа предложит выбрать шифровки текста перед сохранением новейшего файла. В этом окне все оставляете без изменений.

  1. Переходите в Excel, нажимаете Ctrl+O, выбираете отображение всех файлов и на твердом диске компа ищете подходящий документ.

  1. Перед открытием поочередно покажется три доп окна. В их не проводите никаких конфигураций и повсевременно нажимаете клавишу Дальше, а в конце щелкаете Готово.

  1. В итоге получаете такую таблицу.

Как видите, существует два метода копирования данных из текстового редактора Word в Excel. Проще и скорее пользоваться инвентарем Копировать – Вставить, но наиболее отменно выполнить эту операцию можно через сохранение документа в виде текста.

Слияние данных MS Word и MS Excel

Нередко появляются ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, необходимо применять для сотворения договоров, отчетов и остальных принципиальных документов. Этот нелегкий процесс можно заавтоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием предполагается перенос данных из электронной таблицы в Word. 

Читайте также  Cool reader на андроид как пользоваться. Основы чтения электронных книг в Android

Как выполнить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Поначалу осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, опосля чего же осуществляется перенос инфы в Word. 

Есть несколько требований к начальной таблице, которые должны быть соблюдены:

  1. Обязательно, чтоб каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом наименования должны быть различными, не допускаются повторы. 
  2. Кроме этого, в таблице не обязано содержаться ячеек, которые были перед сиим соединены. В ином случае при переносе строчки могут сдвигаться, что вызовет много доп сложностей. 

Простыми словами, уже на шаге сотворения таблицы Эксель она обязана быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте незначительно разберемся с тем, как приготовить таблицу. Лучше переконвертировать спектр в формат умной таблицы с помощью композиции кнопок Ctrl + T. Опосля этого необходимо конкретно выполнить настройку и подготовку данных. 

Настройка источника данных

После сотворения умной таблицы ее необходимо настроить. Это можно сделать обычными средствами Эксель. В конечном итоге, она обязана иметь таковой вид.

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения обрисованных выше требований и адаптацию таблицы под их. Это делается вручную, методом разъединения ячеек и прибавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага необходимо сделать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Представим, нам необходимо сделать рассылку, в которую вставлять пригодные данные. Соответственно, на шаге подготовки шаблона документа Word необходимо написать письмо, в котором есть общие строчки для всех данных.

Допустим, нам необходимо выслать письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение наиблежайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем только исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее деяния будут различаться. В этом случае можно пользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в надлежащие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

Настоятельно рекомендуется, чтоб работа была наиболее комфортной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет существенно проще различать, какие данные были вставлены автоматом, а какие уже были в шаблоне. Просто надлежащие места будут выделены сероватым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные смотрятся так, как как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее комфортно употреблять мастер влияния, чтоб перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, опосля чего же жмем клавишу «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее необходимо выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

Если же употребляется древняя версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтоб получить к ней доступ, необходимо пользоваться таковыми пт меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести подобающую клавишу на панель инструментов, чтоб сделать работу наиболее комфортной. 

Важно в особенности акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был сотворен на прошлом шаге, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» необходимо написать без окончания – «Уважаем». Дальше оно будет вставлено автоматически. 

А сейчас опишем на практике, как мастер слияния используется:

  1. Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обыденные письма. Также возможен выбор ряда остальных типов документов.
  2. Далее нужно выбрать тот документ, который будет употребляться для рассылки писем (или того, что вы избрали на прошлом этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В 2-ух крайних вариантах будет предложено выбрать файл, в который будут автоматом вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
  3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет употребляться перечень контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А конкретно выбрать тот перечень, который будет употребляться в качестве источника данных, можно с помощью клавиши «Обзор», которая размещается незначительно ниже.
  4. Далее необходимо выбрать файл с источником данных. Опосля того, как он будет избран, покажется диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Дальше необходимо выбрать те записи, которые нас интересуют в определенный момент времени. Ежели все, то довольно просто надавить кнопку ОК. Ежели возникает таковая необходимость, можно выполнить сортировку списка, фильтрование соответственных данных либо же пользоваться надлежащими командами, чтоб их отыскать. Естественно, в Excel интегрированный фильтр существенно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых либо числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут употребляться при ручной рассылке.
    В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве аспекта употребляется значение «да» (в нашей таблице это значение возникает, ежели в текущем месяце срок деяния клубной карты подступает к концу).
  5. Теперь необходимо приступить к шагу вставки соответственных полей в пригодные места. Но перед сиим не стоит забывать ставить курсор туда, куда необходимо. Ежели же вы запамятовали, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое необходимо, уже опосля вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен около восклицательного знака опосля части слова «Уважаем». Так как нам необходимы отдельные поля, то нужно выбрать пункт «Другие элементы».
  6. После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), необходимо подтвердить свои деяния методом нажатия клавиши «Вставить». Аналогичную операцию необходимо провернуть и со всеми иными полями. То есть, ежели нам необходимо вставить отчество, то необходимо надавить по соответственному полю в перечне и надавить ту же клавишу, чтоб его вставить в документ.

    После этого закрываем окно и добавляем пробелы меж вставленными словами. Ежели перед сиим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сероватом фоне. Подобные деяния необходимо сделать и со последующим полем с номером клубной карты.
    Сначала ставится курсор опосля значка №, опосля чего же открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше деяния, опосля чего же выбирается поле с номером клубной карты. Дальше осуществляется нажатие по кнопочке «Вставить». И то же самое со сроком деяния карты. 

  7. Последний шаг – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии употребляется особое поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Отыскать ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старенькых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.
  8. После этого задаем характеристики в появившемся окошке. Поначалу выбирается поле, которое употребляется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, опосля что выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а позже уже значение, на соответствие которому необходимо инспектировать это поле. Потом необходимо добавить текст, который необходимо вставлять, ежели значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И опосля нажатия на клавишу ОК получаем таковой текст.
Читайте также  Как сделать из sd карты жесткий диск. SD карта в ноут как хранилище.

А вот пример наполнения полей, который был в нашем случае.

На последующем шаге необходимо получившиеся в итоге слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть клавиши навигации, нажимая которые можно проверить, все ли верно изготовлено. Также с помощью особых флагов можно показать только неких получаете. 

После воплощения этих действий оказывается, что некие данные перенеслись неправильно.

Были убраны нули в начале номера. Заместо того, чтоб показать номер 001768 в итоге вышло просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Подобные трудности могут случиться с хоть какими иными форматами: десятичными числами, средствами и так дальше. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение данной для нас трудности есть.

Для начала нужно осознать, что любая дата, время и так дальше имеет собственный код, который можно просмотреть и откорректировать. Чтоб это сделать, необходимо кликнуть по соответственному полю правой клавишей мыши, опосля что надавить на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты итог будет такой.

(MERGEFIELD “M__клубной_карты” }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся лишь добавлением формата.

Если вы хоть немножко пробовали различные форматы в Эксель, то у вас не обязано появиться никаких заморочек с его добавлением. Чтоб число сделать шестизначным, то необходимо в формате поставить 6 нулей. Получится последующий код. 

{ MERGEFIELD “M__клубной_карты”  #  “000000”  }.

После этого делаем правый клик мышью по соответственному полю и жмем «Обновить поле». Опосля этого неувязка обязана отважиться автоматически. 

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD “дата_окончания_действия_карты”  @  “DD.MM.YYYY”  }

Теперь все правильно.

На финальном шаге осталось лишь вручную отредактировать некие письма, ежели там появляются ошибки, которые нереально поправить автоматом. Опосля этого их можно сохранить на компе либо сходу распечатать.

Читайте также  Идентификация без доступа к интернету wifi. «Неопознанная сеть без доступа к Интернету» — причины возникновения, решение проблемы

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам необходимо сделать в вордовском документе таблицу, чтоб часть данных была из Excel. При этом принципиально сделать так, чтоб опосля вычислений в Экселе данные в Ворде автоматом обновлялись. 

Чтобы это сделать, необходимо поначалу сделать таблицу в Эксель, опосля чего же этот спектр выделить и скопировать.

После этого необходимо пользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно отыскать в меню «Вставка» и там выбирается функция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, необходимо пользоваться одноименной функцией. 

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором необходимо заполнить пробелы надлежащими именами и номерами телефонов. 

Чтобы это сделать, необходимо открыть меню «Сервис – Слияние», позже выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». Опосля этого надлежащие поля вставляются в пригодных местах. Опосля нажатия клавиши «Объединить» действие можно считать выполненным. 

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель дозволяет сделать работу наиболее комфортной. Это существенно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть огромное количество данных (например, анкетных), и на их базе необходимо сделать огромное количество документов по шаблону.

Как лицезреем, проф владение офисным пакетом включает не лишь умение создавать электронные таблицы либо текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией меж 2-мя приложениями. 

Оцените качество статьи. Нам принципиально ваше мнение:

Оставьте комментарий